DCE : étapes clés et conseils pour un déploiement efficace

Sep 2, 2020

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Avant d’entrer dans le vif du sujet des étapes de déploiement, parlons de ce qui vient juste avant : le choix du dispositif de consignation électronique (DCE). En fonction de vos besoins, de votre budget et de vos objectifs, vous avez sans doute évalué les différentes options qui s’offrent à vous. Le DCE, qui sert entre autres à enregistrer les heures de service des chauffeurs en remplaçant les fiches journalières papier, peut faire partie d’une solution de gestion de flotte plus complète. Au-delà de l’aspect conformité, la solution peut aussi accroître la productivité, améliorer la performance et assurer une sécurité accrue.

Assurez-vous que le DCE choisi soit conforme aux règlementations en vigueur. Aux États-Unis, les DCE sont obligatoires depuis décembre 2017. Les fournisseurs de DCE doivent effectuer une autocertification afin d’être inscrits sur la liste officielle de la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Administration). Pour trouver un fournisseur, les transporteurs doivent effectuer leur recherche en gardant à l’esprit que leur conformité dépend de leur choix de fournisseur de DCE.

Au Canada, les DCE seront obligatoires dès le 12 juin 2021 et devront être certifiés par un organisme accrédité afin de se retrouver sur la liste officielle de Transports Canada (qui n’est pas disponible pour le moment). Néanmoins, vous pouvez tout de même choisir un fournisseur fiable et reconnu qui connaît la règlementation canadienne, les détails de la norme technique, et qui est engagé dans le processus de certification. Au Canada, on note actuellement trois grands joueurs dans le marché, dont ISAAC. En choisissant un fournisseur comme ISAAC, vous vous assurez que la solution soit prête à être certifiée lorsque les organismes seront dévoilés par les autorités.

Une fois votre solution sélectionnée, vous devrez la déployer au sein de votre flotte. Certaines étapes clés ne doivent pas être négligées, et c’est pourquoi nous vous offrons quelques conseils pour vous guider!

1. Communiquer les changements à venir

Que votre transition se fasse des fiches journalières papier à un logbook électronique, ou que vous changiez de fournisseur de télématique, il y a des astuces qui favorisent l’acceptation du changement au sein de votre organisation. Informez à l’avance ceux et celles qui devront utiliser la nouvelle technologie de ce qui s’en vient. Prenez le temps d’expliquer quels sont les bénéfices des DCE, pourquoi vous avez fait ce choix et comment cela affectera positivement leur travail. Des présentations animées par les formateurs du fournisseur de DCE ou encore des événements spéciaux à vos terminaux pour présenter la nouvelle technologie sont d’excellentes initiatives. Il est évident qu’en choisissant une solution facile à utiliser et conviviale, vous mettrez toutes les chances de votre côté!

2. Collaborer avec des experts

L’accompagnement à travers le processus de déploiement est primordial. Assurez-vous qu’un membre de l’équipe de votre fournisseur de DCE sera entièrement dédié au succès de votre projet. Cette personne devrait idéalement être un(e) gestionnaire de projets qui détient les connaissances requises pour bien vous guider et vous offrir le soutien nécessaire. Un bon gestionnaire de projets coordonnera toutes les activités liées au déploiement et agira comme contact principal. Il aura été informé de vos besoins discutés lors de l’achat avec votre vendeur afin que vous obteniez ce pour quoi vous avez payé.

Le soutien technique après-vente est aussi indispensable. Un fournisseur qui possède une culture orientée vers le succès de ses clients offrira des réponses rapidement à vos questions. Par exemple, chez ISAAC, nous comprenons que notre solution est critique à vos opérations et que vos chauffeurs et votre personnel dépendent de son bon fonctionnement. C’est pourquoi nous avons une solide équipe dédiée au soutien technique ainsi qu’un service d’urgence 24/7.

3. Déterminer un plan d’action et un échéancier

Lors de l’achat de la solution, vous aviez des objectifs précis. Assurez-vous que les livrables discutés soient bien détaillés afin de savoir à quoi vous en tenir. Discutez avec votre gestionnaire de projet de vos attentes et établissez un échéancier réaliste en fonction des besoins de votre entreprise et de votre réalité.

L’échéancier doit tenir compte des intégrations prévues entre vos systèmes existants et la solution de gestion de flotte. On doit par exemple planifier le temps d’intégration de votre TMS à la solution de DCE qui rendra possible la personnalisation des flux de travail des chauffeurs.

4. Planifier efficacement les installations

Avec l’aide de votre gestionnaire de projet, vous serez en mesure d’orchestrer l’installation des dispositifs dans vos camions. Bien évidemment, l’échéancier dépendra du nombre de camions à équiper et du nombre de sites où seront réalisées les installations. Le temps alloué variera si vous avez une flotte de 20 camions ou de 1 000 camions. Assurez-vous que l’installation des DCE est conforme et qu’elle respecte les normes de sécurité. Les dispositifs qui nuisent à la visibilité du conducteur et aux manœuvres de conduite sont proscrits dans la plupart des provinces et états.

5. Former les utilisateurs

La formation est une étape importante du déploiement. Il faut prévoir assez de temps pour que les utilisateurs puissent se familiariser avec leur nouvel outil de travail. Pensez à tous ceux et celles qui auront à travailler avec la solution, dont entre autres :

  • Chauffeurs qui se serviront du DCE comme fiche journalière électronique (logbook) ainsi que pour suivre les instructions de voyage et la progression de leur travail. Une solution développée avec les utilisateurs en tête permettra aux chauffeurs d’être rapidement à l’aise avec la technologie et d’économiser du temps.
  • Répartiteurs et gestionnaires qui utiliseront le logiciel de gestion de flotte pour repérer les véhicules sur la carte, voir les heures de service des chauffeurs afin de mieux répartir les voyages, envoyer des messages aux chauffeurs, etc.

La solution d’ISAAC offre en plus une application de support à distance pour aider les chauffeurs sur la route; très pratique lors des premières semaines d’utilisation. L’application permet aux gestionnaires de voir en temps réel la tablette du chauffeur sur leur ordinateur afin de mieux comprendre la situation et d’apporter une assistance adéquate.

La clé, c’est la préparation!

Ne sous-estimez pas le temps que peut prendre le déploiement des DCE et d’une solution de gestion de flotte au sein de votre organisation. En choisissant un fournisseur qui a les ressources et l’expertise nécessaires pour vous accompagner dans votre projet, vous assurerez un déploiement efficace et en douceur. Vos équipes verront rapidement les bénéfices des DCE et ne voudront plus revenir en arrière!

Il est temps d’aller de l’avant avec une technologie clé en main

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