Faciliter la vie des camionneurs avec le flux de travail intégré

Si on demande aux camionneurs pourquoi ils ont choisi leur métier, ils répondront sans doute qu’ils aiment conduire, passer du temps sur la route et que c’est une passion. Très peu d’entre eux nous diront qu’ils apprécient les tâches administratives reliées à ce travail. Heureusement, la technologie permet de simplifier et d’automatiser certains types de tâches. L’intégration de la télématique à votre système de gestion du transport (TMS) permet de créer un flux de travail qui facilite la vie des chauffeurs.

Avec un flux de travail intégré, le chauffeur respecte une marche à suivre établie. La séquence des activités à accomplir est réfléchie et optimisée afin de ne rien laisser au hasard. Lorsque le flux de travail intégré est facile à utiliser, il génère de nombreux bénéfices pour les chauffeurs. Voici quelques-uns de ces avantages.

Flux de travail étape par étape

Dès le moment où le chauffeur débute son voyage, il est guidé étape par éta­­pe sur son appareil de télématique. Les étapes se suivent dans un ordre logique selon l’activité qu’il doit accomplir. Prenons l’exemple d’un chauffeur qui effectue une cueillette.

1. Grâce à la géolocalisation qui permet de déterminer le périmètre de l’emplacement du client, le système détecte que le véhicule est arrivé à destination.

2. Lorsque le chauffeur se stationne dans la cour du client, l’activité reliée à cet arrêt, soit la cueillette, s’affiche automatiquement sur l’appareil.

3. En appuyant sur cette activité, le statut du chauffeur passe de conduite à en service. Le tracé de sa fiche journalière se dessine automatiquement selon l’activité qu’il accomplit. Cette synchronisation lui évite de naviguer entre différents écrans et assure la cohérence entre sa feuille de route et ses heures de service.

4. En choisissant l’activité de cueillette, le formulaire approprié correspondant au bon client s’affiche sur l’écran.

Le chauffeur n’a pas à chercher, tout se présente à lui au bon moment sur l’écran de son appareil. Il n’a qu’à remplir le formulaire approprié. En plus de réduire les risques d’erreurs, le flux de travail intégré permet au chauffeur de simplement suivre les étapes qui s’affichent à l’écran dans l’ordre le plus efficace.

Champs préremplis et information intégrée de façon automatisée

Pour gagner du temps, l’information pertinente déjà disponible dans le TMS est inscrite sur les différents formulaires et le chauffeur n’a pas besoin de l’entrer manuellement. En transport de lots brisés (Less Than Truckload ou LTL), des informations telles que les exceptions, les frais accessoires et les quantités d’articles sont déjà inscrites dans le formulaire.

D’autres informations de base, comme le numéro de la remorque, sont préremplies dans le flux de travail du chauffeur. L’écran affiche l’heure prévue du rendez-vous, la personne ressource sur place, l’adresse du client et la nature du travail à effectuer.

Communication bidirectionnelle

La communication entre le TMS et l’appareil du chauffeur se fait dans les deux sens. Pendant que le chauffeur bénéficie des informations fournies par le TMS, les employés qui travaillent dans les bureaux administratifs obtiennent en temps réel les informations inscrites sur les formulaires. Le classement des documents est automatisé. Ainsi, lorsqu’un chauffeur numérise une preuve de livraison, celle-ci est enregistrée puis intégrée dans le dossier du client dans le TMS. Cela permet d’accélérer le processus de facturation. La comptabilité n’a pas besoin d’attendre le retour du chauffeur et une copie papier du bon de livraison pour commencer son travail.

Un flux de travail intégré doit être simple à utiliser pour que les chauffeurs l’adoptent. En ayant des activités préétablies, des activités programmées selon l’emplacement du camion et des formulaires préremplis, les chauffeurs effectuent rapidement les tâches administratives. La technologie d’ISAAC est reconnue par ses utilisateurs pour sa convivialité. Vous souhaitez savoir comment elle peut vous aider à faciliter la vie de vos chauffeurs? Contactez-nous ou demandez une présentation.