Comment l’automatisation simplifie la gestion de la conformité

Fév 28, 2018

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Que faites-vous pour vous assurer que le carnet de route de vos chauffeurs correspond à leur feuille de route? Vous arrive-t-il de détecter des incohérences entre ces deux documents qui pourraient vous nuire lors d’un audit? Afin de réduire les risques d’erreurs, une solution simple et efficace peut être mise en place : l’automatisation. Non seulement l’automatisation simplifie la gestion de la conformité, mais elle facilite également le travail des chauffeurs, des répartiteurs et des directeurs de la conformité.

Carnet de route automatisé

L’utilisation d’une seule interface pour gérer le carnet de route et la feuille de route assure une conformité sans faille. Une solution automatisée permet de programmer les différentes activités du chauffeur telles que le chargement, le ravitaillement, l’attente client, etc., et d’associer le statut correspondant pour les heures de services (conduite, service, couchette ou repos). Le chauffeur n’a pas besoin de se soucier de son carnet de route électronique. Ce dernier se remplit automatiquement en fonction des activités que le chauffeur sélectionne. Idéalement, les activités sont personnalisées selon vos besoins et reflètent le quotidien des chauffeurs. Et pour maximiser la productivité, elles doivent s’afficher sur un seul et même écran.

Pour que le chauffeur ait une expérience d’utilisation conviviale, il doit pouvoir accéder à son carnet de route sans devoir se déconnecter ou naviguer entre plusieurs applications sur la tablette. L’idéal est d’opter pour une solution qui propose un identifiant unique par chauffeur et non par camion. Ainsi, peu importe le camion utilisé, un chauffeur se connecte sur la tablette et ses heures de services sont à jour. Il y a moins de risques d’erreurs et de confusion entre les chauffeurs qui utilisent un même camion.

Avertissements automatiques

Lorsque les heures de service des chauffeurs sont enregistrées automatiquement, vous avez accès aux données en temps réel vous aidant à assurer la conformité de vos chauffeurs. Parmi les avantages, on pense notamment à l’envoi automatique d’alertes par courriel aux gestionnaires dès qu’un chauffeur est en violation. Ces avertissements fournissent des informations essentielles pour agir rapidement et communiquer avec le chauffeur.

Pourquoi ne pas agir de manière proactive et programmer des alertes à recevoir avant qu’un chauffeur ne soit en infraction? Vous pourriez par exemple recevoir un avertissement par courriel lorsqu’il reste 5 minutes de conduite à vos chauffeurs. En ayant connaissance de la situation, vous pourrez y apporter une attention particulière et prendre les mesures nécessaires pour ajuster les opérations.

De façon plus réactive, et dans un but d’améliorer les pratiques de vos chauffeurs, l’automatisation vous offre la possibilité de générer des rapports de violations. Vous voyez en un coup d’œil les chauffeurs qui ont commis des infractions et vous êtes en mesure d’aborder la situation avec des données concrètes et irréfutables.

L’automatisation est un atout majeur pour votre entreprise. La solution d’ISAAC offre l’automatisation, et bien plus encore. Vous souhaitez savoir comment la solution ISAAC peut vous aider à optimiser la gestion de la conformité de votre entreprise? Contactez-nous ou demandez une présentation.

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