Les transporteurs canadiens devront composer avec une nouvelle réglementation sur les DCE dès le 1er janvier 2023
Les transporteurs devront composer avec une nouvelle réglementation canadienne sur les dispositifs de consignation électronique (DCE) qui entre en vigueur dans moins de trois mois. Après des sursis en 2021 et 2022, il semble que la pleine application de la réglementation canadienne sur les DCE commencera bien le 1er janvier 2023. Les raisons des délais précédents, dont la pandémie et le manque de DCE certifiés, ne représenteront vraisemblablement plus un obstacle.
Les transporteurs peuvent vérifier si leurs DCE sont certifiés par Transports Canada. Les transporteurs sans DCE certifiés doivent entreprendre la transition dès que possible. Les entreprises doivent tenir compte de l’impact des DCE sur leur flotte afin de prévoir suffisamment de temps pour bien gérer le changement. Cela permet de réduire la difficulté que vivent les chauffeurs et le personnel de transport face aux nouveaux systèmes et aux nouvelles règles d’industrie.
Obtenir l’adhésion de tous est un aspect clé du déploiement efficace de mesures de conformité à la réglementation canadienne sur les DCE.
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Mon DCE est-il certifié ?
Transports Canada propose un site web où les transporteurs peuvent vérifier si leur DCE est conforme à la réglementation. Cette liste comprend tous les produits DCE certifiés au Canada. Confirmez que le nom et le numéro du modèle apparaissent sur la liste. Le nom et la version du logiciel peuvent également être confirmés à l’aide de la liste de certification des DCE.
Si votre dispositif ne figure pas sur la liste, communiquez avec votre fournisseur. Comme le temps presse, il est important de savoir où en est votre fournisseur dans son processus de certification. N’hésitez pas à lui poser des questions comme :
- Quelles démarches sont en cours pour assurer la conformité?
- Est-ce que j’aurai besoin de nouveau matériel?
- Est-ce qu’il y aura une mise à jour importante du logiciel?
- Est-il possible d’assurer la conformité avec une mise à jour à distance sans fil?
Les réponses auront une incidence directe sur la rapidité de déploiement d’une solution DCE conforme à la réglementation. Une mise à jour à distance sans fil du logiciel peut s’effectuer rapidement. Si vous avez besoin de nouveau matériel ou d’un nouveau fournisseur, votre transition prendra beaucoup plus de temps.
Suivre les meilleures pratiques pour le déploiement d’un DCE vous fera gagner du temps. Entreprendre le processus au plus tôt vous laissera suffisamment de temps pour effectuer une transition en douceur avant la pleine application de la réglementation en janvier.
Comment les transporteurs gèrent le changement des DCE
Le passage à un DCE certifié exige un plan de gestion du changement qui commence par l’évaluation des répercussions pour votre flotte. Bien comprendre l’impact vous permet de définir clairement la portée du projet avant son déploiement. Les changements que vivent les chauffeurs et chauffeuses face au nouveau système seront différents de ceux des répartiteurs et des gestionnaires; le plan de gestion du changement doit donc tenir compte de tous ces différents groupes.
Cette nouvelle réglementation canadienne sur les DCE n’affecte pas les règles sur les heures de service, mais l’utilisation d’un DCE modifiera le déroulement des journées des chauffeurs et du personnel de transport. Les chauffeurs et chauffeuses devront savoir comment utiliser le DCE pour leurs heures de service et rondes de sécurité, ainsi que pour démontrer leur conformité lors de contrôles routiers. Le personnel de bureau devra se familiariser avec la nouvelle technologie et comprendre comment accompagner les chauffeurs et chauffeuses qui utilisent cette solution.
L’état actuel des systèmes de votre flotte déterminera votre point de départ de ce processus de transition. Si vos chauffeurs utilisent des registres papier, le changement qu’ils vivront sera beaucoup plus grand qu’une flotte qui utilise déjà un DCE. Les transporteurs qui commencent avec les DCE doivent laisser le temps à leurs chauffeurs et à leur personnel de bureau de se familiariser avec la technologie. Les équipes des transporteurs déjà familiarisés avec les DCE prendront moins de temps à s’acclimater.
La gestion du changement peut être exigeante pour bien des transporteurs. Il sera plus facile d’équiper votre flotte et de passer à un système conforme une fois que vous maîtrisez bien l’étendue des changements et l’impact des nouveaux systèmes sur les gens.
Communication transparente et formation mobilisatrice
Les transporteurs munis d’un solide plan de gestion du changement comprennent que l’installation d’un DCE s’inscrit dans un processus de transition plus étendu. Les chauffeurs et les employés de soutien doivent adopter le nouveau système et apprendre à l’utiliser avant les dernières étapes du déploiement.
Un plan de communication transparent et mobilisateur aide à minimiser la résistance au changement. Informez les gens de l’arrivée du DCE bien à l’avance. Les gens qui font preuve d’une plus grande résistance profiteront du plus long délai pour adopter cette nouvelle technologie. Plusieurs accepteront la transition à un nouveau système lorsque vous prenez le temps d’expliquer la nouvelle réglementation et les fonctionnalités qui leur feront gagner du temps.
Un programme de formation robuste permet de réduire le stress du changement et d’accélérer la transition de votre flotte à un DCE certifié. Facilitez l’accès à la formation et aux ressources de développement, y compris les activités en ligne et en personne. Nommez des mentors et créez un réseau de soutien vers lequel tous peuvent se tourner lorsqu’ils ont des questions ou veulent mieux maîtriser le système.
Il est tentant d’activer le paramètre de conformité aux DCE pour l’ensemble de vos chauffeurs et chauffeuses lorsque votre système le permet. Par contre, si vous avez le temps, il vaut mieux l’activer en petits groupes afin de vérifier que tout fonctionne bien comme prévu. Vous pouvez commencer par les chauffeurs les plus technophiles, ou encore, un terminal à la fois, comme vous semble bon. Si des problèmes surgissent, mettez les solutions en œuvre avant de poursuivre le déploiement.
Qui doit utiliser des DCE au Canada ?
La pleine application de la réglementation canadienne sur les DCE est prévue en janvier prochain. Les transporteurs intraprovinciaux (sauf en Alberta, à l’Île-du-Prince-Édouard et en Saskatchewan), les transporteurs soumis à la réglementation fédérale et les transporteurs américains qui traversent au Canada doivent se conformer à la nouvelle réglementation.
Si votre flotte n’a pas encore effectué la transition, renseignez-vous sur les étapes à suivre pour vous conformer à la réglementation canadienne sur les DCE.
À propos de l'auteur
Mélanie Simard
Directrice de la conformité, du service client et du soutien technique, ISAAC Instruments
Melanie Simard est Directrice de la conformité, du service client et du soutien technique chez ISAAC. Elle réunit ces trois équipes pour assurer aux clients d’ISAAC le meilleur service et soutien qui soit, et pour démystifier toutes questions sur la conformité réglementaire. Ce sujet la passionne, et elle sait parfaitement de quel soutien les utilisateurs d’ISAAC ont besoin, puisqu’elle a joué ce rôle avant de rejoindre l’équipe d’ISAAC. Avec plus de 20 ans dans l’industrie, Mélanie a une expérience de terrain comme chauffeuse, répartitrice, responsable de la conformité, et même comme utilisatrice de la solution ISAAC! L’ADN du camionnage qui l’habite est donc un précieux atout tant pour ISAAC que pour ses clients.
