Les gestionnaires de la conformité en ont beaucoup dans leur assiette. Ils doivent assurer la conformité de la flotte, de chaque véhicule et de chaque chauffeur. Suivre les heures de service des chauffeurs, gérer le processus de réparation des inspections, surveiller le mouvement des véhicules entre les sites; voilà quelques exemples de ce qui remplit la journée de travail d’un gestionnaire. Toutes ces responsabilités nécessitent des suivis fréquents et rigoureux.

Lorsque toutes ces tâches sont réalisées manuellement, les gestionnaires perdent un temps fou, en plus de laisser place à l’erreur. La télématique, avec ses fonctionnalités de conformité intelligente, facilite grandement leur travail. Découvrez comment l’automatisation et les notifications rendent les suivis efficaces et simplifient le travail des gestionnaires de la conformité à plusieurs niveaux.

Qu’est-ce que la conformité intelligente?

D’abord, qu’entendons-nous par conformité intelligente? Défini simplement, c’est la technologie qui nous informe au moment opportun des problématiques potentielles liées à la conformité, plutôt que d’avoir à faire des audits manuellement pour découvrir les problèmes.

L’automatisation et les notifications de la conformité intelligente offrent au gestionnaire la tranquillité d’esprit. Il peut se fier à la télématique pour l’avertir en temps réel s’il y a un problème de conformité. Ça permet autant au personnel de bureau qu’aux chauffeurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Ça permet également au transporteur d’être proactif et d’assurer une meilleure gestion de la conformité.

Conformité aux heures de service

La télématique avancée offre un flux de travail intégré pour le chauffeur. Ce flux de travail, personnalisable par le transporteur, assiste le chauffeur dans ses différentes activités afin de rendre son travail plus efficace.

Par exemple, le logbook électronique se met automatiquement à jour selon les activités exécutées par le chauffeur. On s’assure ainsi que chaque activité est associée au bon statut de service.

Pour éviter des violations aux heures de service, des notifications sont configurables. Celles-ci avisent à la fois le chauffeur et le gestionnaire qu’il reste un certain nombre de temps avant l’atteinte d’une limite. Cet avertissement qui apparait sur le DCE du chauffeur de façon non distractive permet à ce dernier de mieux planifier ses arrêts pour respecter ses heures de service. Les notifications sont aussi envoyées au personnel de bureau. Elles sont particulièrement pratiques pour guider et accompagner les chauffeurs afin de trouver un endroit sécuritaire pour se stationner.

Les avertissements de violation se font aussi en temps réel. Par exemple, si un chauffeur atteint sa limite d’heures de conduite, le gestionnaire de la conformité recevra une notification pour qu’il puisse agir sans attendre.

La conformité intelligente évite qu’un gestionnaire de la conformité perde son temps à vérifier des logs de chauffeurs pour déceler des violations. La technologie effectue ces tâches cléricales pour faire gagner en efficacité.

Ronde de sécurité

La ronde de sécurité intelligente comprend tous les points de la Norme 13 du Code canadien de sécurité (Grille de vérification 1) directement dans le DCE utilisé par le chauffeur. Vous avez ainsi l’assurance que tous les points d’inspection requis sont couverts. Les chauffeurs évitent ainsi à devoir retrouver la liste papier qui se perd toujours dans le livre de permis! La ronde de sécurité intelligente assiste le chauffeur et lui sert d’aide-mémoire.

Mais l’intelligence ne s’arrête pas là. Dès qu’il y a une défectuosité, le chauffeur peut prendre une photo et ajouter des commentaires avec son DCE. Le gestionnaire de flotte reçoit une notification de la déclaration de défectuosité dès que l’inspection est complétée. La transmission des informations en temps réel aux bonnes personnes améliore la conformité.

Des notifications intelligentes destinées au chauffeur s’affichent également sur le DCE en cabine, sans être distractives. On pense notamment à une inspection qui expirerait pendant la conduite, à une violation de défectuosité majeure ou mineure pendant la conduite ou encore à une défectuosité préalablement déclarée sur une remorque que l’on s’apprête à atteler.

Pour le gestionnaire de la conformité, les notifications intelligentes peuvent comprendre une ronde de sécurité expirée sou encore une violation de défectuosité majeure ou mineure sur un camion en déplacement.

Resserrage des roues

Nous avons abordé le sujet du resserrage des roues dans un article précédent du Western Canada Highway News.

Les notifications intelligentes permettent d’automatiser les rappels aux chauffeurs. Quand les changements des roues des tracteurs et des remorques sont consignés en format électronique plutôt qu’inscrits sur papier, les systèmes peuvent faire le suivi de la distance parcourue et envoyer sur le dispositif en cabine des rappels de resserrage après 80 à 160 km.

Cela est également possible pour les roues des remorques qui ne sont pas équipées d’un odomètre; les systèmes peuvent calculer la distance parcourue par la remorque à partir de l’odomètre du tracteur.

La télématique offre également aux gestionnaires un aperçu complet de ces activités critiques de sécurité pour l’ensemble de la flotte. Ils peuvent ainsi voir les activités de resserrage des roues et recevoir des notifications pour celles qui n’ont pas encore été faites et qui posent un risque.

Conformité IFTA

Calculer manuellement la taxe sur le carburant est une tâche fastidieuse. Le risque d’erreurs est aussi plus élevé qu’avec l’utilisation de la technologie. Heureusement, la télématique offre des rapports de télémétrie qui détaillent le kilométrage par province et par état. Cette automatisation réduit la charge administrative et assure une gestion simple et conforme.

Être proactif et efficace

En résumé, la conformité intelligente offre aux gestionnaires de la conformité les outils pour agir rapidement et être au courant de ce qui se passe dans leur flotte. Ils peuvent concentrer leurs efforts là où c’est le plus rentable pour le transporteur. Ils sont avertis lorsqu’une situation nécessite une attention particulière. Plutôt que de rechercher les informations, ces informations viennent à eux. Une stratégie gagnante de gestion de la conformité qui permet également d’améliorer votre score de sécurité.

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