Comment tirer le maximum de votre DCE

Jan 6, 2022

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Le 12 juin 2021 était encerclé sur la plupart des calendriers. C’est à cette date que la règle canadienne rendant obligatoire l’utilisation de dispositifs de consignation électronique (DCE) est entrée en vigueur.

Les défis engendrés par la pandémie de COVID-19 et l’importance d’accorder suffisamment de temps aux transporteurs pour acheter et installer des DCE certifiés ont amené le gouvernement à opter pour une application progressive de la loi. La période de transition se concentre sur une campagne intensive d’éducation et de sensibilisation, sans application de pénalités, et variera dans chaque région – un aperçu actuel par région est disponible ici.

L’application complète de la règle fédérale sur les DCE, impliquant des sanctions, commencera en juin 2022 dans la plupart des provinces et territoires au Canada. À partir de ce moment-là, les transporteurs concernés devront utiliser un DCE certifié par un organisme accrédité selon la norme ISO/IEC 17065 requise par Transport Canada.

Si vous faites la transition des fiches journalières papier vers un DCE, ou si vous songez à changer de fournisseur, choisissez un DCE qui vous offrira la conformité ainsi que d’autres avantages. Une solution DCE complète offrant plusieurs fonctionnalités améliorera votre retour sur investissement. Découvrez comment augmenter votre productivité et améliorer votre efficacité opérationnelle avec un DCE qui fait plus que simplement enregistrer les heures de service de vos chauffeurs.

Flux de travail automatisé 

Êtes-vous 100 % en confiance que les fiches journalières et les feuilles de route de vos chauffeurs n’ont aucune erreur de correspondance? C’est l’une des premières choses qu’un officier vérifiera lors d’un audit à vos bureaux. Est-ce que votre chauffeur a utilisé le bon statut lorsqu’il était en train de charger le camion? Ce n’est pas suffisant de suivre les heures de service, il faut veiller à ce que chaque activité corresponde au bon statut.

Heures de service 

Un flux de travail automatisé permet d’éviter les erreurs et d’éliminer le stress. Il guide le chauffeur étape par étape dans son quart de travail. Les activités programmées sur le DCE sont associées au statut d’heures de service approprié. On pense notamment à des activités telles que le chargement, le ravitaillement, l’inspection, l’attente chez un client, la pause, etc.

Voyons ensemble comment ça fonctionne.

Prenons l’exemple d’un chauffeur qui effectue une cueillette. Grâce à la géolocalisation qui permet de déterminer le périmètre de l’emplacement du client, le dispositif détecte que le véhicule est arrivé à destination. Lorsque le chauffeur se stationne dans la cour du client, l’activité reliée à cet arrêt, soit la cueillette, s’affiche automatiquement sur le DCE.

En choisissant cette activité, le statut du chauffeur passe de conduite à en service. Le tracé de sa fiche journalière se dessine automatiquement. Cette synchronisation lui évite de naviguer entre différents écrans et assure la cohérence entre sa feuille de route et ses heures de service.

Le formulaire approprié correspondant au bon client s’affiche sur l’écran. Le chauffeur n’a pas à chercher, tout se présente à lui au bon moment. Il n’a qu’à le remplir en quelques clics. En plus de réduire les risques d’erreurs, le flux de travail intégré permet au chauffeur de suivre simplement les étapes qui s’affichent à l’écran de son DCE dans l’ordre le plus efficace.

Le plus important, c’est que le logbook électronique se synchronise automatiquement avec la feuille de route pour garantir une conformité sans faille.

Numérisation de document 

Combien de fois par jour vos chauffeurs doivent-ils remplir des documents et les envoyer au personnel de bureau? Un DCE est un outil de travail efficace qui permet d’accomplir plus rapidement différentes tâches.

Un dispositif de consignation électronique qui possède une caméra ainsi que la fonctionnalité de numérisation fera gagner énormément de temps aux chauffeurs, en plus de leur éviter de perdre les documents importants. Ils pourront numériser des bons de livraison, d’expédition, des connaissements pour les douanes ou encore des factures de carburant.

De plus, avec une synchronisation des données avec le nuage, n’importe qui dans votre organisation peut être informé qu’un document a été numérisé afin de le consulter. Ainsi, il est possible pour votre département de comptabilité de facturer le voyage livré à un client avant même que le chauffeur soit de retour au terminal.

Communication instantanée 

Comment communiquez-vous avec vos chauffeurs? Est-ce que vos messages prennent plusieurs minutes à se rendre aux destinataires? Vous le savez, chaque minute compte dans l’industrie du camionnage. Vous devez pouvoir compter sur un système de messagerie performant qui vous permet d’être efficace et d’éviter les attentes coûteuses.

Un DCE intégré à une solution de gestion de flotte devient un outil incontournable pour la communication entre vos chauffeurs et le personnel de répartition. Ils peuvent échanger des messages sans délai et voir en temps réel la confirmation de lecture.

Communication des voyages 

Maintenant, qu’en est-il de la répartition des voyages? Comment faites-vous pour que cette opération cruciale soit efficace autant pour votre équipe de répartition que pour vos chauffeurs? En ayant une solution DCE qui s’intègre à votre système de répartition (TMS), vous maximisez votre ROI.

Les voyages créés dans votre TMS se transmettent automatiquement au DCE. Cette communication de voyage s’intègre dans le flux de travail automatisé dont nous parlions plus tôt. Vos chauffeurs suivent les étapes des voyages directement sur leur DCE. Les étapes se suivent dans un ordre logique selon l’activité qu’ils doivent accomplir.

De plus, lorsque le personnel de répartition modifie un voyage existant, il n’a pas besoin de recommencer le travail à zéro. Il peut tout simplement ajouter ou modifier un arrêt sans perdre les informations critiques du voyage. Le DCE affiche automatiquement un flux de travail modifié, éliminant ainsi les possibilités d’erreurs.

Optimisez votre retour sur investissement 

La technologie est un investissement. Elle vous aidera à rester compétitif, tout en facilitant la vie de vos chauffeurs et de votre personnel de bureau. Lorsque vient le temps de choisir un DCE pour votre flotte, il va de soi que la conformité est critique. Assurez-vous de choisir un dispositif certifié qui figure sur la liste officielle de Transports Canada. Mais ne vous arrêtez pas là. Misez sur une technologie qui vous procurera d’autres bénéfices et qui maximisera votre retour sur investissement.

Voyez comment Trimac a exploité le plein potentiel de la solution d’ISAAC pour optimiser la sécurité et l’ensemble de ses opérations.

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Il est temps d’aller de l’avant avec une technologie clé en main

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